Nie ma PR-u bez follow up’u

To tajemnicze pojęcie spotykamy w bardzo różnych sytuacjach: w ogłoszeniach o pracę, artykułach branżowych, a nawet w muzyce. Często jednak to sformułowanie pojawia się w złym kontekście, co dziwi tym bardziej, że jest ono wręcz nadużywane. Taka popularność powinna gwarantować dobre zrozumienie, a jednak tak nie jest.

O co właściwie tyle szumu? Co to jest ten follow up? W dosłownym tłumaczeniu to uzupełnienie,kontynuacja jakiejś myśli, zdarzenia, nawiązanie do motywu, czy do osoby. Ta definicja, bardziej pasuje to muzycznego użycia tego zwrotu, a dokładnie do rapu, w końcu jak rymował Tede Nie ma rapu bez follow upu.

Okazuje się, że PR z rapem mają coś wspólnego. Nasze rozumienie follow up’u można streścić w pierwszym słowie raperskiej definicji – uzupełnienie. Jest to działanie, które powinno nastąpić po wysyłce materiałów prasowych czy zaproszeń na wydarzenie – najczęściej oznacza po prostu kontakt telefoniczny z dziennikarzem, ale może również znaczyć wysłanie maila ze słowem PRZYPOMNIENIE w temacie. Trzeba pamiętać, że dziennikarze są codziennie zasypywani masą informacji, które na dodatek często w ogóle nie powinny do nich trafić. Follow up ma pomóc dziennikarzowi – chcemy w ten sposób zwrócić jego uwagę na nasze materiały, dzięki czemu być może nie umknie mu ciekawy dla niego temat. Korzyści są obustronne.

Idąc wspomnianym raperskim tropem, jak już zwrócimy czyjąś uwagę, czyli uzupełnimy nasz mailling, możemy zainicjować kontynuację. Gdy dodzwonimy się do dziennikarza, nie pytajmy tylko o to czy dostał od nas maila i czy wykorzysta nasze informacje. Starajmy się być dla niego jak najbardziej pomocni – jeżeli w danej chwili nie ma możliwości wykorzystania naszych materiałów, nie naciskajmy. Dowiedzmy się, nad czym aktualnie pracuje i nad jakimi tematami będzie pracował w najbliższym czasie. Postarajmy się pokazać, że nasz temat można ująć na wiele różnych sposobów. Może jeden z nich będzie inspiracją.

Follow up to również doskonały sposób na nawiązanie bezpośredniego kontaktu z dziennikarzem i powiązanie
w jego pamięci naszego klienta z nami, czyli agencją PR. Dlaczego to jest ważne? Czasami dziennikarze szybko potrzebują zdjęć, informacji, cytatów, czy nazwisk. Jeżeli będą pamiętali, że to my się zajmujemy daną firmą, szybciej zdobędą potrzebne informacje. Jeżeli będą mieli utrudniony dostęp do brakujących danych, po prostu
o tym nie napiszą.

Wszystko pięknie wygląda w teorii, ale jak się za to zabrać? Nic prostszego:

  1. Dobra baza mediów – dopasowana do tematu. Ważne żeby wysyłać dziennikarzom materiały na tematy, które ich interesują.
  2. Wszystko co wychodzi z naszej skrzynki musi być napisane poprawnie, z zachowaniem zasad etykiety.
  3. Follow up zaczynamy w zależności do tego czego dotyczy nasz mailling. Jeżeli jest to zaproszenie na jakieś wydarzenie, można zacząć następnego dnia. Jeżeli są to materiały o nowym produkcie, można poczekać kilka dni, ale nie więcej niż 3-4.
  4. Techniki follow up – kiedyś funkcjonowało określenie „obdzwonka”. Ani ono ładne, ani poprawne, a już na pewno dziś mocno nieaktualne. Dziennikarze często nie odbierają telefonów. Jeżeli nam się uda to mamy troszkę łatwiej. Trzeba jednak pamiętać, że rozmowa telefoniczna nie gwarantuje tego, że dziennikarz będzie o nas pamiętał. Dobrze jest po jej zakończeniu wysłać maila potwierdzającego ustalenia z rozmowy. Jeżeli nie uda nam się dodzwonić piszmy maile – konkretne i na temat. Na początku jest trudniej bo nie znamy preferencji dziennikarzy. Już po pierwszej wysyłce zorientujemy się, kto jak woli pracować. Istotne, żeby tego nie lekceważyć, bo chcemy pozostawić po dobie dobre wrażenie.
  5. Ważne, żeby prowadzić dokładne notatki, w których będzie historia / status wszystkich kontaktów – żeby można było łatwo sprawdzić do kogo, kiedy się odezwać.

 

Nie jest to takie trudne, jak się może wydawać. Follow up wymaga dużo konsekwencji, cierpliwości i wyczucia, ale przeprowadzony rzetelnie, daje doskonałe efekty i procentuje na przyszłość. Tak więc nie wzdrygajmy się na samą myśl, tylko zanućmy pod nosem Nie ma PR-u bez follow upu i do dzieła :)

 

Anna Koper

Account Manager

Consumer PR Team

0 Comments

Leave a reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*